GGC Gebruikshandleiding website
De Gay Garden Club heeft een website met een tweeledig doel: (1) informatie bieden aan de leden over verenigingsactiviteiten en (2) informatie bieden aan een breder publiek, met het doel meer bekendheid te geven aan de vereniging en haar doelstellingen en activiteiten.
De website moet dan ook zowel informatief zijn als wervend.
De website moet uitnodigen om (ook) lid te worden. Het zich opgeven als lid kan alleen via de website, dus moet de website gebruiksvriendelijk zijn.
De website heeft gezien deze tweeledige doelstelling zowel een algemeen toegankelijk deel als een besloten deel, alleen toegankelijk voor leden. De website speelt een belangrijke rol bij de organisatie van activiteiten, omdat een lid zich uitsluitend via de website voor een activiteit kan opgeven. Ook daarom staat gebruiksvriendelijkheid hoog in het vaandel.
De website wordt door twee leden van de vereniging beheerd: een webdesigner voor het ontwerpen van modaliteiten, extra functies, en een webmaster voor de dagelijkse gang van zaken, het bruikbaar en aantrekkelijk houden van de website.
Beide functionarissen zijn geen lid van het bestuur, maar worden wel door het bestuur benoemd. Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de website.
Veel leden blijken nog onvoldoende vertrouwd te zijn met de website. Deze gebruikshandleiding dient er voor om de leden beter wegwijs te maken in de mogelijkheden die de website biedt.
De gebruikshandleiding heeft de vorm van een opsomming van mogelijke vragen en de antwoorden daarop.
0. Voor wie is de handleiding bestemd?
De handleiding is bestemd voor iedereen die belangstelling heeft voor The Gay Garden Club en voor de leden van de vereniging.
1. Wie hebben toegang tot de volledige website?
Alleen de leden hebben toegang tot de volledige website, dus ook tot het besloten deel. Elk lid krijgt daartoe van de webmaster de nodige inloggegevens verstrekt. Bij opzegging van het lidmaatschap komen die inloggegevens te vervallen.
2. Wie hebben uitsluitend toegang tot het publieke deel?
Dat zijn belangstellenden die (nog) geen lid zijn van de vereniging. De website is daartoe te vinden via diverse zoekmachines. Verder zijn op de websites van zusterorganisaties links aangebracht naar onze website. De leden van die andere organisaties kunnen echter niet verder komen dan het publieke deel van onze website.
3. Welke informatie biedt het publieke deel?
Het publieke deel van de website biedt op de homepage (eerste bladzijde van de website) een wervende tekst over de doelstellingen van de vereniging. Er is ruimte voor tuintips en er staan links naar zusterorganisaties.
Op de homepage staan twee knoppen: een die na klikken extra informatie biedt en een via welke men zich kan aanmelden als lid. Als het aanmeldingsformulier volledig is ingevuld en opgestuurd en de contributie is voldaan, krijgt het nieuwe lid de nodige inloggegevens toegestuurd voor het besloten gedeelte.
Het publieke deel bevat ook de Agenda van activiteiten. Deze Agenda bevat geen persoonlijke gegevens. De namen van organisatoren van evenementen zijn dus niet zichtbaar en evenmin andere gegevens van persoonlijke aard, zoals de bankrekeningnummers en telefoonnummers van organisatoren. Na inloggen door een lid worden die gegevens uiteraard wel zichtbaar en kan een lid zich voor een evenement inschrijven. De Agenda in het publieke deel heeft alleen een wervend karakter en dan zijn de namen en andere gegevens van organisatoren ook niet nodig.
4. Welke informatie biedt alleen het besloten deel en hoe die te gebruiken?
Het besloten deel bevat mededelingen van het bestuur aan de leden. Het lid moet dan klikken op de knop ''Van het bestuur''. De Agenda van de Algemene Ledenvergadering (ALV) en Verslagen van eerdere ALV-en zijn in die rubriek te vinden. Een Agenda en een Verslag van een ALV kunnen worden geprint, evenals de onderliggende vergaderstukken (begroting, financieel jaarverslag etc.). Je moet dan op het wieltje klikken dat bovenaan de pagina is te zien. Datzelfde geldt voor de overige documenten die kunnen worden geprint.
Het besloten deel biedt de mogelijkheid om zich in te schrijven voor een evenement. Voor elk evenement is een inschrijfformulier dat een lid kan invullen en via de website opsturen. Het is ook de enige manier waarop een lid zich kan aanmelden voor een evenement. Om inschrijving mogelijk te maken, worden de namen en andere gegevens (telefoonnummer, bankrekeningnummer) van de organisatoren vermeld. Het programma van een evenement kan worden geprint. Ook de deelnemerslijst van een evenement kan worden geprint. Dat is handig als je aan een evenement deelneemt. Printen kan via het aanmaken van een pdf bestand, door te klikken op de rode lettertjes pdf bovenaan de deelnemerslijst. Vervolgens kies je ''Openen'' en dan ''Afdrukken''.
Het besloten deel bevat ook de Verslagen van afgelopen evenementen. Die staan niet in het publieke deel, omdat Verslagen nu eenmaal namen van organisatoren laten zien. Een Verslag kan niet worden geprint.
Recentelijk is een interactief element toegevoegd: een lid kan reageren op een verslag van een evenement en die reactie wordt dan bij het betreffende verslag geplaatst, met de naam van diegene die de reactie plaatst.
Een vierde extra vorm van informatie bestaat uit de ledenlijst die voor elk lid zichtbaar is. Niet de volledige informatie over een lid kan echter worden geraadpleegd. Naam, adres, woonplaats, E mailadres en telefoonnummer(s) van een lid zijn zichtbaar. De geboortedatum (voor zover ingevuld bij aanmelding) is niet voor een gewoon lid zichtbaar, wel voor bestuursleden, en datzelfde geldt voor het betalingsgedrag. Een gewoon lid kan dus niet via de ledenlijst nagaan of een ander lid, of hijzelf, al dan niet zijn contributie voor het lopend jaar heeft voldaan.
Een gewoon lid kan geen veranderingen aanbrengen in de ledenlijst. Een bestuurslid kan dat wel.
De ledenlijst kan niet worden geprint.
5. Inloggen in het besloten deel van de website door leden van de vereniging
Hoe log je in?
Een lid zal bekend zijn met de vindplaats van de website en zal in de regel de website hebben toegevoegd aan zijn favorieten. Als hij de website heeft geopend dient het lid te klikken op de knop ''In- en uitloggen'' om te kunnen inloggen. Deze knop staat op de homepage.
Vervolgens moeten in de daarvoor bestemde vakjes je gebruikersnaam en je wachtwoord worden ingevuld. Die heb je gekregen van de webmaster toen je lid werd en nadat de contributie voor het lopend verenigingsjaar was betaald.
Hoe kom je aan een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord?
Het komt voor dat een lid zijn gebruikersnaam en/of wachtwoord kwijt is. In dat geval dient hij via E mail (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) of telefonisch contact op te nemen met de webmaster en dan krijgt hij vervangende inloggegevens.
6. Welke mogelijkheden heb je niet na inloggen?
Onder punt 4 hebben we al enkele beperkingen in het gebruik aangegeven waar een lid na inloggen mee wordt geconfronteerd. Hier kan aan worden toegevoegd dat het sturen van E mails naar andere leden via de ledenlijst of een deelnemerslijst van een evenement niet mogelijk is. Bestuursleden hebben die mogelijkheid wel en een organisator van een evenement kan vanaf de deelnemerslijst van het betreffend evenement de deelnemers E mails toesturen. Een gewoon lid kan dat dus allemaal niet. Wel kan elk lid het E mailadres van de andere leden op de ledenlijst zien en een lid kan dus mails via de eigen webmail toesturen.
7. Verhuizen van het ene naar het andere deel van de website
Een niet-lid kan niet verhuizen van het publieke deel naar het besloten deel, want die heeft daar geen toegang toe.
Een lid kan wel verhuizen, via het klikken op de knop ''In- en uitloggen'' en het vervolgens invullen van zijn inloggegevens. Je bent dan in het besloten deel. Daarbinnen kan je verhuizen van de ene besloten rubriek naar de andere, bijvoorbeeld van de rubriek ''Verslagen 2010 t/m 2015'' naar de rubriek ''Van het bestuur'', door het indrukken van de knop ''Toegang leden''. Je blijft, als je daarop klikt, dus altijd in het besloten deel. Wil je naar het publieke deel, dan kan dat door te klikken op het logo bovenaan links op de pagina.
Het logo en het menu item ''Toegang leden'' zijn altijd zichtbaar. Waar je je ook op de website bevindt, je komt zo altijd terug op de hoofdpagina van het publieke of het ledendeel van de website.
8. Uitvergroten afbeeldingen en weergave van de website als geheel
Sommige afbeeldingen en foto's zijn aan de kleine kant. Dat hoeft echter geen probleem te zijn, want door op een plaatje te klikken, wordt dat als apart scherm
vergroot. Klik je daarna op het kruisje links onderaan het vergrote plaatje, dan wordt de vergroting weer ongedaan gemaakt. Hetzelfde effect bereik je door te klikken op de knop Esc (Escape).
Ook de site als geheel kan vergroot worden weergegeven, door te klikken op Ctrl +. Door te klikken op Ctrl – wordt de site juist verkleind weergegeven. Door eerst te klikken op Ctrl + en vervolgens op Ctrl – (of omgekeerd) krijg je weer de oorspronkelijke grootte terug.
9. Uitloggen en afsluiten
Als je wilt uitloggen, dan klik je eerst op de knop ''Uitloggen'' en dan op de blauwe knop met dezelfde tekst die verschijnt. Uitloggen gaat dus in twee stappen. Ben je echter een half uur of langer inactief op de website, dan gaat het uitloggen automatisch. Na een half uur zonder activiteiten word je dus vanzelf uitgelogd. Maar let op: in de tussentijd kan een onbevoegde kennis nemen van de inhoud van het besloten deel (bijvoorbeeld als je op een publieke plaats inlogt en na een tijd weggaat zonder eerst uit te loggen). Dus moet je niet vergeten uit te loggen als je je bevindt op een plaats waar anderen bij de gebruikte computer of andere gegevensdrager kunnen komen.
Bestuur GGC, december 2015